山西机电职业技术学院行政印信管理使用办法
晋机电院〔2018〕20号
为加强印信管理，推动校务公开，规范办事程序，提高工作效率，根据《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）和《教育部印章使用和管理的暂行规定》（教办厅〔2007〕7号），结合学院实际，特制定本办法。
第一章 总 则
第一条学院行政印信是学院职权的合法代表，具有标志作用、法律作用和凭证作用。
第二条学院行政印信指学院印章、学院电子印章、学院钢印、合同专用章、介绍信、证明信、事业单位法人证书以及法人代表的印章、法人代表电子印章、签名章、内设行政机构印章等具有法定标识的印鉴和证书。
第三条学院行政印信管理与使用事项，由院长办公室总体协调与管控。
第二章 印章的刻制与启用
第四条学院印鉴应根据上级批复的机构名称，或学院批准设置的内设机构名称，提出印鉴制作请示，交由公安部门统一刻制和备案。
第五条刻制的学院印鉴经公安部门备案后，由院长办公室留存印模，并发文启用。
第六条不属于学院内设机构，但需要冠以“山西机电职业技术学院”字样的，需填写《山西机电职业技术学院刻制（更换）印章申请表》，经院长阅签同意后，由院长办公室统一刻制，并发文启用。
第七条各部门印章因长时间使用字迹模糊或因机构更改名称，需重新刻章的，应填写《山西机电职业技术学院刻制（更换）印章申请表》（附机构更改批文），经院领导批示同意后，由院长办公室统一刻制。新印章刻好后，旧印章由公安机关收回。
第八条对未经学院和公安机关批准，擅自刻制印章者，给予行政处分，并收缴其非法刻制的印章；对伪造印章者，没收其伪造的印章，并视情节轻重，给予行政处分，直至追究法律责任。
第三章 印章的管理
第九条学院印章、学院电子印章、学院钢印、合同专用章、法人代表印章、法人代表电子印章、签名章由院长办公室指定专人负责保管。学院各部门、各单位行政类印章必须安排本部门（单位）工作人员专人管理。
第十条学院各类印章、印鉴原则上必须存放在机要（保密）柜中专柜保存。管理人员须妥善保管，单位印章不能携带出办公室。如遇特殊情况需带出办公室使用的，须经单位负责人同意，并指定专人负责。
第十一条凡单位撤销或作废的印章，必须由被撤销单位或使用单位将印章移交档案室归档。
第十二条印章丢失，须及时向院长办公室报告，登报声明作废。丢失印章，应追究单位主要负责人和保管人员的责任。
第四章 印章的使用
第十三条学院钢印一般在验发证件、证书时使用，不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志。法人代表印章和签名章代表学校领导的身份，主要用于各类证书、报表、科研项目的申报。一般未经本人审批，不得用于协议、合同、委托书等法律文书。
第十四条各单位不具有独立法人资格的，其印章对外没有法律效力，只能以本单位名义在学校授权范围内使用，不得对外使用，尤其不能对外签订具有法律效力的协议、合同及其他契约类文书。
第十五条专用章、电子印章主要用于授权范围内某一专项职责和处理专门工作业务。
第十六条印章的使用程序
（一）学院印章、学院电子印章、学院钢印、合同专用章、法人代表印章、法人代表电子印章、签名章的使用，须由用印单位填写《山西机电职业技术学院用印审批单》，按程序签批后，由院长办公室审核并提供用印。
（二）校内各部门、各单位要参照学院印章的使用程序严格规范本部门、本单位印章的使用流程。一般情况下，印章的使用要经本单位主要负责人审批签字才可用印。
（三）用印要严格登记制度，对用印时间、事由、用印单位、批准人、经办人等进行详细的登记，责任明确，以备核查。
第十七条严禁未经审批擅自用印，严禁在空白介绍信、单据或空白纸上加盖印章，严禁使用伪造印章。
第五章 介绍信、证明书的使用
第十八条校内各部门、各单位和教职工个人因公事或私事需开具学院介绍信或证明书（如出差、实习、调研等）的，应由所在部门（单位）先开具介绍信，经部门（单位）负责人签批后，到院长办公室换取学院介绍信或证明书。
第十九条对于事关重大的学院介绍信或证明书，除履行上述手续外，还须经院长签批。
第二十条各单位不得为非本校人员办理介绍信、证明书。
第二十一条学生在校证明、成绩单等应按照学生处、教务处规定的统一格式填写，各系盖章后到学生处、教务处办理。学院一般不再出具相关证明。
第二十二条各类介绍信、证明书存根要作为定期保管的文书档案，每年立卷归档以备查阅。
第二十三条如有违反上述有关规定者，视情节轻重给予必要的批评教育或纪律处分。
第六章 事业单位法人证书、法人身份证复印件的使用
第二十四条校内各单位及个人因公务需要使用学院事业单位法人证书或法定代表人身份证复印件的，须填写《山西机电职业技术学院事业单位法人证书（身份证）复印件使用申请表》，逐级审批后，由院长办公室在复印件上注明用途并加盖公章方可使用。
第二十五条学院事业单位法人证书（身份证）复印件只作为学院对外办理相关业务时使用，原则上不提供给个人因私使用，确需使用时应报请院长签批。
第七章 附 则
第二十六条本办法由院长办公室负责解释。
第二十七条本办法自公布之日起实施，原办法同时废止。
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
