山西机电职业技术学院行政会议管理办法
晋机电院〔2018〕20号
第一条为深入贯彻落实中央八项规定精神，规范学院各类会议的组织和管理，提高会议的质量和效率，切实精简会议，改进会风，结合学院实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于以学院名义举办和承办的各类行政会议。
第三条院长办公室是学院行政类会议的归口管理部门，负责各类行政性会议的统筹与管理。
第四条举办各类行政会议应遵循高效、精简、节约、规范的原则。
第五条学院组织的全校性行政会议，根据会议事由由职能部门报请分管院领导同意、主要领导审批后方可召开。
第六条由分管院领导主持召开的全校临时性行政会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），需事前向学院主要领导报告。
第七条职能部门召集的涉及全校范围的行政类会议，应提前报分管院领导审批。如多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门或单位的工作，相关部门和单位在会前应充分协商。
第八条由职能部门或教学科研单位举办或承办的学术会议，应先报教学科研中心备案，分管院领导审批；属于哲学、社会科学类的报告、讲座、论坛等需由宣传部会签，再报分管院领导审批。
第九条学院有关单位与国际组织、国（境）外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议，应按上级和学院有关规定，先报学院国际交流与合作处备案，再报分管外事工作的院领导审批。
第十条各部门、各单位组织召开的行政会议，如只有分管或联系本部门、本单位的院领导出席的，由各部门、各单位自主安排和筹备；需要邀请其他院领导出席的，由本部门、本单位筹备，院长办公室协调安排。
第十一条学院召开的重要会议、重大活动，举办承办的全国、全省非学术型会议或有上级领导出席的行政类会议，由院长办公室负责牵头组织协调，相关单位协助配合。
第十二条专项工作会议、纪念（庆祝、表彰）性会议、教学观摩与改革会议、学术会议、接待会议等，根据会议的性质和部门工作职责，由职能部门负责安排和筹备，相关部门协助配合。
第十三条学院领导临时召开的涉及多个职能部门的政务性会议，由院长办公室负责组织并承担具体会务工作。
第十四条学院院长办公会议等工作例会，由院长办公室按照相应议事规则组织实施。
第十五条会议组织安排和筹备部门（单位）应安排专人做好会议记录，必要时要整理形成会议纪要。全校性重要会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，职能部门要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送交学院综合档案室归档。
第十六条各类会议组织单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，防止出现纰漏和差错。
第十七条各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单，提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。因故不能参会者，按规定履行请假手续。
第十八条参会人员要自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，不做与会议无关的事情。
第十九条参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。
第二十条严格会议经费预算，各类会议的会议费支出，参照省财政厅制定的《省直机关会议费管理办法》执行。
第二十一条本办法由院长办公室负责解释。
第二十二条本办法自公布之日起实施,原办法同时废止。
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
