山西机电职业技术学院
网络智能协同办公系统平台（OA）
使用与管理办法（试行）
晋机电院〔2018〕11号
第一章 总则
第一条为加强学院网络智能协同办公系统（以下简称“OA系统”，网址：http://60.220.246.24:8001/seeyon/index.jsp）的管理，保证其高效、安全运行，提高办公自动化水平，实现办公管理科学化、信息化的目标，特制定本办法。
第二条OA系统内容包括协同办公、公文管理、会议管理、文档中心、个人设置、工资查询等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，降低管理成本和提高办公效率。
第三条OA系统坚持边建设、边应用、边完善、边推广的原则。建设初期启用的协同办公项目主要有上级来文、校内公文、会议纪要、通知公告、请示报告、出差审批、请假报备、教师调课、教职工请假、租车审批、公务接待、工资查询、考勤、文档管理、会议通知等15个项目的网上流程办理。其他项目逐渐建设和推广应用。
第四条OA系统只是办公方式的改变，所涉及的办事流程均以相关规章制度为依据，不得与规章制度相抵触。
第五条OA系统，主要通过点击校园网主页“内部办公”图标登录使用，辅助以通过手机下载“移动办公”、“微信协同办公”两个平台，点击图标登录使用。“内部办公”和“移动办公”可直接查看并进行处理操作，“微信协同办公”通过点击“继续访问—申请恢复”输入姓名、身份证号、ICP备案号方可转变为手机版进行查看和处理操作；或者点击“继续访问—访问原网页”进入网页版进行查看和对部分内容进行处理。
第六条本办法适用于学院各部门、各单位及所有工作人员，登录帐号即员工工号，由人事处统一编制和提供。
第二章 日常办公操作流程
第七条上级来文阅处
（一）学院党委办公室、院长办公室分别通过“山西教育电子公文传输系统”接收上级电子来文（非涉密文件）。
（二）上级各类党群工作文件和省教育厅冠以“晋教政”编号的文件，由党委办公室指定专人从公文传输系统中筛选下载，送党委主要领导签阅，并按规定传阅、督办、归档、备查。
（三）上级各类行政工作文件（省教育厅“晋教政”编号的文件除外），由院长办公室指定专人从公文传输系统中筛选下载，送行政主要领导签阅，并按规定传阅、督办、归档、备查。
（四）从省教育厅公文传输系统下载接收的各类文件，以及通过常规渠道收到的纸质文件，视情况应逐步过渡到通过OA系统网上传办。具体流程是：电子扫描纸质文件→上传至OA系统“公文管理—收文管理—登记纸质公文—文件传阅卡”按相应流程逐个进行阅办。
（五）领导人员或工作人员通过OA系统已批阅或办理的公文，可以随时调取查看有关情况，流程为：点击“公文管理—收文管理—已办”，从“已办”中查看或督办上级来文的流转情况。
（六）上级来文办理完毕，分别由党办和院办指定的公文管理专人，负责下载归档。具体流程是：点击“文档中心—公文档案—党务/行政来文”，从文件夹中查询并打印归档。
（七）上级来文下载归档，原则上每月集中处理一次，于下月10日前完成。下载归档的文件应包括文件全文和领导批阅的文件传阅卡页面。
（八）涉密文件严格执行保密管理有关规定，严禁通过OA系统办理。
第八条校内文件发布与阅处
（一）学院内部通过OA系统发文，具体流程为：部门拟稿→分管院领导审核→党办（党群类）院办（行政类）核稿→书记（党群类）院长（行政类）签发→党办/院办制作公文→党办/院办通过OA系统，在页面右上框“校内公文”栏目授权发布。
（二）学院各部门、各单位及工作人员可通过OA系统查阅、下载使用学院发布的公文。具体流程为：点击OA系统“校内公文”或“会议纪要”→“更多”查询。
（三）学院党政会议纪要，参照上述流程办理。
（四）学院各有关部门授权发布“通知”、“通告”等，以及员工查阅、下载通知、通告等，均点击OA系统“通知通告”栏，参照本条第（一）（二）款规定办理。
第九条 工作请示报告
（一）请示或报告工作，具体流程为：发起人登录OA系统页面左下框“流程表单”，点击“工作请示报告卡”填写相关内容→部门负责人加盖部门电子印章→提交分管院领导签署意见→呈报书记或院长批示→标明处理结果→下载运用或存档。
（二）发起人必须与每环节的人员逐一网上交流，本环节人员完成本环节任务后，点击送交发起人，全程均由发起人完成。
第十条党委会议议题征集单
（一）若提交党委会议审议有关议题，具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“党委会议议题征集单”填写相关内容→部门负责人签名并加盖部门电子印章→提交分管院领导签署意见→呈报党委办公室指定人员→呈报党委书记批示→下载运用或存档。
（二）呈报党委办公室指定人员之前的流程，由发起人逐项对接处理；之后的流程由党委办公室专人处理。
第十一条出差审批
（一）通过OA系统审批出差的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“出差审批单”填写相关内容→提交部门领导签署意见→提交院办（培训需提交人事处）签署意见→提交分管院领导签署意见→下载备用，作为报销差旅费的凭证之一。
（二）根据学院公务出差管理规定，由副院级领导及其带队的公务出差，根据出差事务由相关职能部门代填出差审批单，直接提交书记或院长审批；书记和院长出差，由院长办公室登记下载。
（三）授权从切块经费中报销差旅费的7个教学系和思政部，OA系统出差审批流程为“发起人填写--系部负责人签署意见--分管教学副院长签批--发起人下载备用。
（四）如果上述网上审批流程没有完成，按未被批准出差处理，应尽快采用当面请示或电话联系等方式与相关环节人员沟通确定，以免影响差旅费报销。
第十二条外出请假报备
（一）通过OA系统外出请假报备的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“院管干部外出请假报备单”填写相关内容→提交部门负责人签署意见→提交分管院领导签署意见→提交书记或院长签署意见→下载表格→呈送党委组织部备案。
（二）流程的每个环节均由发起人与相关人员一对一交流，发起人全程完成报备事项。
（三）如果上述网上审批流程没有完成，按未办理请假报备手续处理。
（四）党委组织部可通过OA系统“文档中心—表单归档”中查询报备单。
第十三条调课审批
（一）通过OA系统办理调课手续的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“调课单”填写相关内容→提交教研室签署意见→提交系部签署意见→送交教学秘书登记→下载使用。
（二）教务处可通过“文档中心—表单归档”中查询调课单。
第十四条教职工请假
（一）通过OA系统办理请假手续的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“教职工请假条”填写相关内容→提交部门领导签署意见→提交院领导签署意见→下载使用。
（二）人事处可通过“文档中心—表单归档”中查询请假条。
第十五条公务租车
（一）通过OA系统办理公务租车审批手续的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“租车审批表”填写相关内容→提交部门负责人签署意见并加盖部门电子印章→提交本部门分管院领导签署意见→提交学院租车管理部门分管院领导签署意见→下载表格送交院长办公室→院长办公室办理租车事项。
（二）租车审批表作为报销租车费用的原始凭证之一。
（三）院长办公室可通过“文档中心—表单归档”中查询租车审批表。
第十六条公务接待申请
（一）通过OA系统办理公务接待申请手续的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”，点击“公务接待申请单及执行单”填写相关内容→提交部门负责人签署意见→提交部门分管领导签署意见→下载表格送交院长办公室→院长办公室安排公务接待。
（二）“公务接待申请单及执行单”作为报销公务接待费的原始凭证之一。
（三）院长办公室可通过“文档中心—表单归档”中查询公务接待申请单及执行单。
第十七条提交年度工作计划、总结
（一）通过OA系统提交部门年度工作计划/总结的具体流程为：发起人登录OA系统“流程表单”中的“部门年度工作计划总结”填写相关内容→部门负责人签字并加盖部门电子公章→在规定时间提交分管院领导审阅签署意见→提交。部门年度工作计划/总结可通过“部门空间—年度总结”中查询。
（二）各部门（单位）可通过“部门空间”发布本部门有关信息。
第十八条工资查询
（一）学院在编在岗人员工资可通过页面右上角齿轮图标“薪资查看”查询。
（二）学院非在编在岗人员工资可通过主页左栏“工资查询”查询。
第十九条考勤
学院教职员工考勤，根据学院《教职工电子考勤暂行办法》，在手机端通过应用中心“签到”或点击签到消息提醒在进入工作岗位和离开岗位前进行签到。
第二十条文档管理
所有公文及表单电子文档会自动归档到文档中心，分管部门可通过“文档中心”查阅。
第二十一条会议管理
通过OA系统发布会议通知，由会议发起人提前在OA系统的“会议管理”发布会议通知并附会议资料，与会人员收到通知后必须及时进行处理，填写回执是否参加会议。
第三章 系统管理
第二十二条院长办公室负责推动OA系统在全院范围内的应用，其主要职责：
（一）协调各部门使用办公自动化系统进行办公。
（二）负责电子印章和领导签名管理。
（三）负责根据学院情况增加、删除、修改内设机构名称。
（四）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度。
（五）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题。
（六）培训各使用单位及人员。
（七）做好其他相关工作
第二十三条网络电教中心负责提供安全可靠的办公系统运行环境，负责办公系统的日常维护，监督系统用户使用，负责处理该系统使用中的有关技术环节问题（网络技术方面）。
第二十四条学院根据需要分配给相关部门一定的管理权限。各相关部门应指定一名系统管理人员，负责相应模块的日常管理。
第二十五条学院员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA系统处理办公业务时，遵守以下规定：
（一）为保证各类电子文件的及时收发，学院院领导、中层干部原则上全天在线，及时阅处公文或办理公务，其他工作人员至少每天上下午各登录一次OA系统，阅处各类信息，处理待办事项。
（二）自觉遵守学院关于计算机和网络管理的相关规定，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。严格禁止将该系统用于任何非办公目的并发布与办公无关的信息，
（三）使用系统默认密码登录后，点击“个人设置”及时修改个人密码及其他相关信息密码。绑定电子邮件可找回密码，也可与院办管理员联系，重置密码。
（四）OA系统服务器端，由学院网络电教中心负责建设维护，客户端由各个用户负责安装维护。
（五）使用人员在规定时限内无法处理待办事项的，应指定并授权代办人进行相关操作。
第四章 安全保障与应急处理
第二十六条所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相联结的计算机中。违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定处理。
第二十七条系统出现异常导致系统不能正常工作的，应及时向网络电教中心反馈。
第二十八条系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知院长办公室，尽快组织网络电教中心等有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。
若24小时内仍未排除故障，应及时恢复纸质办公，保障公务活动正常运行。
第五章 附则
第二十九条本办法由学院办公室负责解释。
第三十条本办法自发布之日起实施。
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
