山西机电职业技术学院合同管理办法（试行）
晋机电院〔2018〕6号
第一章 总 则
第一条为规范学院合同管理，加强内控制度建设，防范合同风险，维护学院合法权益，促进学院事业健康发展，依据《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合学院实际，制定本办法。
第二条本办法所称合同是指以山西机电职业技术学院的名义，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。
第三条合同的签订，必须遵守国家法律、法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，符合学院的相关规定，维护学院的正当权益，任何部门和个人不得利用学院合同损害学院利益。
第二章 合同管理
第四条为方便有效进行合同管理，依据合同性质分为经济类合同和非经济类合同；依据合同内容分为一般合同和重大合同。一般合同是指法律关系简单、标的金额较小的合同。重大合同是指具有下列情形之一的合同：
（一）合作办学合同（政校企合作办学合同）；
（二）劳务、人事聘用合同；
（三）以学院资产联合经营的合同；
（四）涉及学院无形资产或形象、名誉的合同；
（五）涉外合同；
（六）对外抵押担保、债权债务的清偿合同；
（七）融资（贷款）、投资合同；
（八）大宗物资采购和购买服务合同；（单项金额在10万元以上、批量金额在30万元以上的重要设备、大宗物资采购和购买服务；金额在100万元以上的基本建设项目、合同估算价在50万元以上的装饰、维修工程项目）
（九）其他学院认为应该按重大合同管理的合同。
第五条学院对各类合同进行统一管理，院长办公室是学院合同综合管理部门。合同签订使用学院合同专用章，合同的份数按照需要确定，并分别由院长办公室、财务处、合同履行部门留存。
第六条学院各职能部门根据其职责范围，分类归口承办和审核相关合同。归口承办部门负责所管辖业务合同文本的起草、送审、报批及合同履行管理等工作。涉及系（部）牵头的有关教育教学、实训实习、合作办学等业务的合同，由系（部）负责起草并报归口职能部门审核后，再送院长办公室办理审批手续。
第七条为规范格式，合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡国家规定采用标准合同文本的，必须采用标准文本，没有标准合同文本的，各归口部门应分类制定合同示范文本。
第八条学院聘请常年法律顾问，协助学院开展合同起草和履行工作，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。学院签订合同原则上需经学院法律顾问审核把关，其中，重大合同必须由法律顾问审阅并提出书面意见，经研究采纳后方可签署，以确保学院的权益得到法律保护。
第三章 合同的起草、审查与签订
第九条合同起草部门应从维护学院权益出发，根据合同法及相关规定，在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后，开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全，条款应明确、具体。
第十条各部门起草合同文本前需要进行谈判的，应当及时向分管院领导汇报；合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，起草部门应邀请法律顾问参加。
第十一条各部门在起草合同后，先征求法律顾问的意见并作修改，然后提交相关部门审查审批。具体程序如下：
（一）非经济类合同由承办部门负责人审查并提出意见；
（二）经济类合同由承办部门、财务处、审计处负责人审查并提出意见；
（三）合同经相关部门审查后，送分管院领导审核、院长审签。
第十二条有关审查部门要分工协作，各负其责，共同为维护学院利益把好关。各审查部门主要职责：
（一）法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查，对履行合同的风险进行评估，做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论，必要时出具法律意见书。
（二）归口承办部门。主要对合同的可行性、必要性、合理合法性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到几个部门的，须经相关部门会签。
（三）财务处。审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定，合同款项支付是否有经费来源保障，资金结算及付款方式是否合理等。
（四）审计处。主要审查合同是否符合审计的有关规章和规定。
（五）分管业务院领导。对经有关部门审查后的合同，签署意见，呈院长审定签字。
（六）院长审定签字后，由院长办公室加盖学院合同专用章、法人名章。
第十三条合同订立后，院长办公室要保留合同正本或原件，副本或复印件送相关职能部门履行。并对合同造册登记、分类装订整理。每年五月底以前，将上年度由其保管的全部合同正本及相关档案资料，移交学院档案室进行统一归档管理。
第四章 合同的履行与变更
第十四条合同签订后，归口承办部门必须对合同执行情况进行动态监督，加强对合同履行过程中各个环节（包括签约、交货、验收及结算）的跟踪管理，保质、保量按期完成合同约定事项。
第十五条在合同履行过程中，由于客观情况变化，确需变更或解除合同的，应按照合同约定的条款或协商一致后，变更或解除合同。变更或解除合同，必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等，并按前述流程报相关部门审核后签订。
第十六条合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分，负责实施该合同的有关部门和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。需要签章确认的，归口管理部门应按照合同订立审批程序办理。
第十七条在合同履行过程中，如果对方没有按合同的约定履行，负责实施该合同的有关部门和人员必须立即以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向归口管理部门和分管业务院领导汇报，积极采取措施以防止损失扩大。
第十八条经济类合同经归口承办部门征求使用部门意见、组织验收并提供相关数据后，财务处根据合同文本及相关部门签章方可办理资金结算。对具有下列情形的业务，财务处有权拒绝付款：
（一）发票或合同签批手续不完备的；
（二）收款单位与合同对方当事人名称不一致的；
（三）发票盖章单位与合同对方当事人不一致的；
（四）付款单位与合同当事人名称不一致且未出具代付款证明的；
（五）单价、数量与合同有出入的；
（六）合同未归档备案的。
第十九条经济类合同学院原则上不向合同对方当事人支付定金或预付款。特殊情况需要支付的，需经分管财务院领导批准，严格按照国家有关规定执行。
第二十条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。
第二十一条合同是学院对外活动的重要法律依据和凭证，学院所有知悉合同的人员均应当保守合同秘密。
第五章 合同纠纷的解决
第二十二条合同执行过程中出现争议时，由合同双方协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼程序解决。
第二十三条对双方协商未达成一致的合同纠纷，归口职能部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据，写出对该纠纷的处理意见，报学院领导研究。
第二十四条对需仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷，分管业务院领导应及时召集相关部门和法律顾问组成纠纷处理小组，研究确定该合同纠纷解决的具体方案，报院长批准，并参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。
第二十五条合同纠纷涉及的相关部门应当根据纠纷处理小组的要求及时提供相关资料和信息，为学院处理合同纠纷提供必要的支持。
第六章 法律与经济责任
第二十六条凡因未按规定办理合同事宜，给学院造成经济、名誉损失的，直接责任人应按有关规定承担经济和行政责任，重大合同失误还应承担相应法律责任。
第二十七条因故意、过失或未经授权私自签订合同，造成学院经济或其它损失的，学院将依照有关规定追究责任部门及直接责任人员的经济或行政责任；触犯法律的，移送司法机关追究法律责任。
第二十八条合同主管部门应认真履行职责，保障学校合法权益不受损失。如因审查不严造成形象和经济损失的，主管部门应负相应责任，同时追究直接责任人的行政或经济责任。
第七章 附 则
第二十九条本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。
第三十条本办法自发布之日起执行。
第三十一条本办法由院长办公室负责解释。
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
