山西机电职业技术学院院长信箱管理办法
晋机电院〔2018〕20号
第一条为更好地发挥院长信箱畅通信访渠道、密切群众联系、推动民主管理、促进学院发展的重要作用，结合我院实际，制订本办法。
第二条院长信箱指学院在校务公开专栏设置的“院长信箱”和在校园网开设的网上“院长信箱”。一般情况下优先使用网上“院长信箱”。
第三条师生员工和社会群众可针对学院教学科研、招生就业、管理服务等工作通过院长信箱咨询相关事项，提出意见和建议。
第四条院长信箱来信要求
（一）反映的内容须是师生员工普遍关心和迫切需要解决的问题，或有益于学院健康发展的合理化建议；
（二）反映的问题要真实准确，事情清楚，有据可查；
（三）使用文明用语，不得出现侮辱人格、恶意攻击、不健康及其他法律禁止的内容；
（四）鼓励实名留言并留下有效的联系方式，以便对所反映问题进行核实与回复。
第五条院长办公室指派专人负责院长信箱管理工作，处理流程如下：
（一）审核来信内容，分类、登记信息，制作《院长信箱来信处理登记表》；
（二）对事关全局、师生关注度高、解决难度大的重要事项、重大问题的来信，经院长办公室负责人呈报校领导阅示；
（三）研究分析来信情况，协调相关责任单位认真、及时处理来信事宜；必要时开展调研，及时提出相关工作建议；
（四）对于涉及多个部门协调解决的问题，由各单位回复后，院长办公室汇总答复；
（五）督促、检查、催办各单位来信事项的处理；
（六）视事项内容将处理结果回复当事人；
（七）政策性、咨询性的来信，一般通过网上院长信箱回复。
（八）及时将信件、批示、回复等相关材料整理归档。
第六条院长信箱的信件，一般在10个工作日内给予答复。如遇暂时不能解决的问题，“院长信箱”将做出说明。各部门收到“院长信箱来信”的督办通知单或建议单后，应认真、及时研究处理，并在7个工作日内将有关处理情况形成答复意见，报院长办公室以回复来信人和备案留存，对于一些复杂的、需要较长时间才能回复的重要问题，应先回信说明，具体答复不超过1个月。
第七条本办法由院长办公室负责解释。
第八条本办法自公布之日起实施，原办法同时废止。
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
