山西机电职业技术学院外宾接待经费管理办法
晋机电院〔2018〕24号
第一章总则
第一条为进一步规范外宾接待工作，加强外宾接待经费管理，依照《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）等有关文件精神，结合学院实际，制定本办法。
第二条本办法所称外宾接待，是指对于来我院进行短期学术交流、校企国际合作、校校国际合作的国外、境外个人或团组（以下简称外宾）的接待工作。
第三条外宾接待工作应当服务国家大局和学校国际化建设工作，坚持友好对等、务实节俭的原则。
第二章接待管理
第四条外宾接待实行归口管理。国际合作与交流处总体负责学院对外联络和来宾接待事务，院长办公室协助外宾来访的食宿接待，各相关处室协助外宾来访的业务接待。
第五条外宾接待应结合学院专业建设、科学研究、校企合作、校际合作和业务工作的现实需要，提高国际交流的计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第六条外宾接待活动一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。邀请学校领导出席的外事活动，要按程序报党委办公室或院长办公室，事先向学院领导请示。
第七条外宾接待期间计划签署合作协议的，应提交党委会议或院长办公会议研究决定，经学校审批通过后，按照签署人对等的原则安排签署合作协议。
第三章 接待经费与开支标准
第八条学院将外宾接待费纳入年度预算，由外宾接待归口部门统一管理和安排使用。严格执行本办法规定的外宾接待费开支范围与标准，不得擅自突破。
第九条外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。
第十条外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。安排的宾馆一般不超过四星级，安排的房间为标准间。执行学院与相关宾馆签订的协议价格，据实报销。
第十一条外宾日常伙食招待应当注意节俭，日常伙食费（含酒水、饮料）标准为：正副部长级及相当于该级别以上人员，每人每天不超过500元，其他人员每人每天不超过300元。
第十二条宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
外宾在访问学校期间，宴请不得超过2次。
第十三条外宾用车原则上按照对等原则或协议安排。确需我校提供交通的外宾接待，根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车。
外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。
第十四条对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色和学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。每人次礼品一般不得超过200元，特殊情况下每人次礼品不得超过400元。赠礼对象仅为外方团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上只赠礼1次。
第十五条外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费、文化参观费等费用。如确有需要承担外宾国际旅费，应在承诺对方之前，提请学院领导批准，据实报销。
第十六条如外宾为我院急需的高水平专家或高层次人才，其接待费用可按照“一事一议”原则，在承诺对方之前，应提前获得学院领导批准。
第十七条外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发、保险等费用，均由外宾自理。
第四章 接待陪同及人员经费
第十八条学校陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。
第十九条外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第二十条陪同外宾访问期间，陪同人员费用由学院负担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。
第二十一条各接待单位的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，经领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次50元。
第五章接待经费报销
第二十二条严格执行学校的外宾接待审批制度，接待人员在办理报销手续时，应提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证：
（一）外宾接待工作申请表；
（二）外宾接待报销单；
（三）住宿费、餐费、交通费、赠礼费等原始单据；
（四）经费结算凭证；
（五）其他凭据。
第二十三条各项外宾接待费中，住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭据按实报销。
第二十四条对于没有外宾接待费预算或超预算的经费项目、审批手续不全的经费开支、未经主管校领导批准的国际旅费或文化参观费报销、超范围和超标准开支，以及应当提供而无法提供发票的费用不予报销。
第六章监督检查
第二十五条审计处、监察室及校内相关监管部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。
第二十六条违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改，追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（三）使用虚假发票报销接待费用的；
（四）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；
（五）其他违反本办法的行为。
第七章安全保密礼仪及宣传
第二十七条外宾接待应严格遵守外事纪律和保密制度，明确保密内容，采取相应的保密措施，并对我方接待人员进行保密教育和提醒。接待单位负责人应对提供给外宾的介绍材料及事后发表的新闻进行事先审核，严格把关。
第二十八条外宾接待应事先制定外事接待工作紧急预案。外事接待工作中发生的突发情况和问题，应当按照紧急预案及时有效处理。
第二十九条外宾接待人员应遵守外事礼仪，注意着装整洁，在正式场合应着正装，在接待过程中要落落大方、谦虚谨慎、以礼相待、不卑不亢。
第三十条接待单位在接待过程中应做好记录，注意搜集、保存相关资料和工作照片、视频等。外宾接待活动结束后，接待单位应及时总结相关成果，做好后续联络工作，并及时撰写、发表新闻。
第八章 附 则
第三十一条国家及学院批准的引智项目邀请外宾所涉及接待费用的管理，按照项目预算执行。举办国际会议所涉及接待费用的管理，按照国际会议相关管理规定执行。国（境）外学生团组来访应当按照项目预算进行经费管理。
第三十二条本办法由国际合作处、院长办公室负责解释。
第三十三条本办法自公布之日起实施。
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
