山西机电职业技术学院会议记录规范
（党办[2011]34号文）
会议记录工作是党政日常管理工作的重要组成部分。为发挥会议记录在党政管理中的应有作用，确保会议记录客观真实地反映会议情况，经得起时间和历史检验，为学院档案建设积累资料，特制定会议记录规范
一、会议记录的种类
学院党政会议记录主要包括：党委会议记录、行政（院长）办公会议记录、党政联席会议记录、党总支会议记录、党支部会议记录、教职工大会记录、教职工代表大会记录、专题会议记录、政治理论学习记录等。
二、会议记录的内容
会议记录内容分为两个部分：
第一部分：会议组织情况
会议组织情况，应就下列项目逐项写明（每项一段落）：
1、会议名称（XXXX年第XX次）
2、会议时间
3、会议地点
4、出席人员（根据规定或会议安排应参会的正式人员）
5、列席人员（根据规定或会议安排应列席会议的人员）
6、缺席人员（主要记录缺席会议的正式人员及缺席原因）
7、主持人姓名
8、记录人姓名
9、会议议题（单一议题直接填写，多项议题分别填写或标明详见会议议程）
10、会议记实
第二部分：会议记实
会议记实，应就下列项目逐项写明（分清段落）：
（一）会议第一项议题名称
1、主持人就会议议题的发言。包括发言人的姓名、主要观点、关键话语、意见与建议等。
2、出席人员就会议议题的发言。依发言顺序分别记录，包括姓名、主要观点、关键话语、意见与建议等。
3、列席会议人员就会议议题的意见或建议。
4、决议与表决。如会议通过决议或就相关议题进行表决，要如实记录表决情况，包括表决方式（口头表决、举手表决、投票表决），有表决权的应到人数、实到人数、同意人数、不同意人数、弃权人数，全体通过或一致通过、过半数通过、原则通过、未通过等。
5、本议题进行完毕时主持人的讲话或要求。
（二）会议第二、三项议题名称
会议第二项议题、第三项议题……逐一记录，要求同第一项议题。
（三）会议记录结语
会议议题全部完毕，会议结束，记录完了，要另起一行写“会议结束” 或“散会”字样。重要的会议记录，要由主持人和记录人在记录正文结尾右下方签字，以证属实。
三、会议记录的书写方法与要求
1、会议记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。
2、详细记录通常用于特别重要的会议，要求把所有与会者的发言原原本本记下来，有言必录，包括插话等，都要一一记录在案，要记原话，不能记精神。必要时配合录音设备，会议结束后进行整理。对主要领导的主要发言，尤其要与录音核对，以做文献保存。
3、摘要记录只记与会人员的发言要点，会议结论、决议和决定，可对发言内容进行归纳择其要点、实质性意见记录。必要时须交发言人本人审阅签字。
4、一般情况下会议记录采用摘要记录。
5、会议记录书写标记及序号使用
（1）书写会议记录要指定专人，使用蓝黑色钢笔或黑色碳素笔书写，字迹清晰，书面整洁。
（2）书写会议记录要正确使用序号，以保证段落清楚，层次分明。“会议组织情况”一般不标序号，分段直写即可；“会议记实”以下的部分要用序号标明层次，序号使用依次为“一、（一）、1、（1）、①”等，凡使用序号，均另起一段。内容简单时，可省略“（一）、①”等序号。
（3）会议记录本原则上由学院统一配备，各使用部门应在会议记录本的扉页上，用正规字体写清（或打印粘贴）会议记录本的名称（如“党委会议记录”），一本作多种会议记录的，均应在记录本扉页上并列注明。
（4）会议记录本原则上每年更换一本，各使用部门应在扉页上注明使用起止时间（一般为当年1月1日至12月31日），并署名部门名称，加盖部门印章。
6、各党总支、直属党支部及各系部处室的政治理论学习记录，参照会议记录要求格式书写，记录本应专本专用，连续使用时间原则上不超过两年（一般为当年1月1日至次年12月31日）。
四、会议记录的管理与归档
正在使用的会议记录本，由各责任单位指定专人专柜妥善保管，已达使用期限不再使用的会议记录本，要按照归档要求，按年度由各责任单位负责人检查后，移交学院综合档案室立卷归档。
政治理论学习记录本由各责任单位妥善保存。
五、其他
1、本规范自2012年1月1日起试行。结合试行意见，逐渐修改完善。
2、本规范由党委办公室负责解释。
（初审：苏唱；复审：洪翱宙；终审：沈冠娟）
