山西机电职业技术学院公文处理工作暂行规定
（晋机电院〔2013〕34号文）
为加强学院公文管理，规范行文格式，促进我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，结合我院实际，制定本规定。
一、公文格式
（一）总体要求
1.纸张：公文用纸使用A4型60—80g白色胶版印刷纸或复印纸。
2.版心：页面设置为上边界3.7厘米，下边界3.5厘米，左
边界2.8厘米，右边界2.6厘米，每页22行，每行28个字，并
撑满版心，正文用3号仿宋体字。
3.页码：用4号半角阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。文件首页不显示页码。
4.印刷：双面打印。
5.装订：在纸面左侧边缘4mm处装订，两订外订眼距版面上下各1/4。
（二）版头部分
1.学院制发的公文，根据党政不同事务，使用“中国共产党山西机电职业技术学院委员会文件”、“山西机电职业技术学院文件”等两个文件头，党政分别编号。党委文件须由党委书记签发，行政文件须由院长签发。
2.学院内设各党政管理部门及教学教辅部门处理一般性事务，须印发文件者，使用“山西机电职业技术学院”文头，按照
党政不同事务编党办或院办文号，由分管领导签阅，办公室印发或转发。
3.学院制发的公文，需标注份号、密级和保密期限、紧急程度的，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序，在文件首页版心左上角顶格，自上而下分别排列，一般用3号黑体字。标注文件份号，一般用6位3号阿拉伯数字。
（三）主体部分
1.发文字号
（1）一般文件（下行文）的发文字号编排在发文机关标识
下空2行，居中排布。字体为3号仿宋体字；年份、序号用半角阿拉伯数码标识；年份用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字，文件不标注签发人。
（2）上行文的发文字号居左空一字编排，位置同上。居右
空一字标注签发人。“签发人”三字用3号仿宋体字加全角冒号，签发人姓名用三号楷体字。
2.标题：用2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，长度适宜，字距恰当。
3.主送机关：标题下空一行，用3号仿宋体字，左侧顶格排，名称后加全角冒号。
4.正文：用3号仿宋体字（一级标题用3号黑体，二级标题用3号楷体）；每个自然段左空二字，回行顶格；层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。
5.附件说明：用3号仿宋体字，与正文空开一行，“附件：”前空2个字，附件名称后不加标点符号。附件序号用阿拉伯数字，每行位置与附件名称首字对齐。
6.发文机关署名和成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，右空四字编排成文日期。在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名。
7.附件：“附件”及序号后不加标点符号，用3号黑体字，
编排在左上角顶格。附件标题编排在居中第三行，应与附件说明
表述一致。
（四）文尾版记
1.分割线：首条分隔线和末条分割线为粗线（0.35mm）,中间分割线为细线（0.25mm）。
2.抄送：“抄送”后加全角冒号和抄送机关名称，用4号仿宋体字，编排在首条分隔线之下，左右各空一字，尾部标句号。
3.印发机关和印发时间：印发机关和印发日期用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。
4.版记部分删除“主题词”格式要素。
二、相关要求
（一）各部门要高度重视公文工作，严格参照公文格式要求处理公文，努力提高公文质量。
（二）学院制发的公文，一般由事项的职能部门负责起草拟文。拟文部门应认真填写发文笺，并将经领导签阅的纸质文稿以及符合公文格式要求的文稿电子版（Word文档）送办公室核稿，未经核稿的公文，办公室不予制发。
（三）学院正式公文严格限定为本规定所列的3种文头和以晋机电院党、晋机电院、党办、院办编排的4种文号。各党政管理处室及教学教辅单位原则上只能向院党委、行政请示或汇报发文事项，草拟发文文稿，不得越级向上级机关行文，亦不得以部门名义直接下发公文。
三、实施与解释
（一）本规定自2013年9月1日起实施，学院原有的行文规定不再执行。
（二）本规定由办公室负责解释。
山西机电职业技术学院
2013年7月3日
（初审：赵凯；复审：郭润坤；终审：沈冠娟）
