一、综合协调
1.协调安排院领导公务活动及联系基层单位的活动。
2.协调或组织学院大型活动。
3.协调学院平安校园建设和安全管理，水电、消防、食品、交通等领域和实习实训、大型活动、网络信息等环节的安全管理措施到位。
4.在学院应急领导组领导下，统筹应对紧急突发事件。
5.统筹协调学院信息化建设。
6.协调公务用车的使用，负责公务用车日常管理。
7.协调学院24小时值班工作，对学院值班室日常管理。
8.学院机构设置调整及报批；学院编制外各类非常设机构的设置、人员调整及其工作开展。
9.协调相关部门拟定学院重大合同，指导校内有关单位做好合同管理。
10.协调相关部门代理学院参加诉讼与仲裁活动。
11.协调落实学院及上级部署的重要工作、重要决定和指示等事项。
二、发展规划
12.研究和制定学院中、长期发展规划。
13.为学院的改革发展提供决策咨询。
14.机构设置的规划论证和学院综合改革方案制定。
15.建立、完善部门工作目标考核指标体系并组织实施考核。
16.学院“提升综合实力工作相关项目的规划编制、资金计划及相关管理工作”。
17.学院“中央财政支持地方高校发展专项资金”相关项目的规划编制、资金计划及相关管理工作。
18.起草上级主管部门、学院领导交办的专题材料。
19.完成学院及相关政府部门交办的其他专项工作。
20.学院综合性数据信息平台建设。
21.学院综合数据的统计、报送、管理和归档。
三、政策法规
22.研究全国全省职业教育改革与发展战略并就重大问题进行综合政策调研和专项政策调研，为学院的发展建设提供政策法律依据。
23.负责依法治校工作。
四、文秘事务
24.起草和审核学院重要文稿、学院函件及行政类通知通报。
25.草拟、审核、印发学院文件、院办文件。
26.审核、印发学院行政部门的其他文件。
五、公文管理
27.签收和登记公文、来函，接收内部明电和传真电文，及时转呈院领导阅批，转送有关部门落实。
28.接受、办理学院内部各单位提交的请示报告。
29.文书档案的整理归档。
六、印信管理
30.管理“山西机电职业技术学院”印章及校长印章、“山西机电职业技术学院办公室”印章，规范印章使用与登记。
31.出具应以学院名誉出具的介绍信、证明等公函。
32.负责学院事业单位法人证书、组织机构代码证书的年检及使用。
33.印制“山西机电职业技术学院文件”、“山西机电职业技术学院”等发文用文件头用纸、必要的文件资料等。
七、会议管理
34.组织、协调、落实学院重要会议、重大活动的会务工作。
35.安排、落实院长办公会议和院领导召集的行政类专题会议。
36.统筹安排会议室的使用。
八、公务接待与联络
37.行政公务接待的预算申报、接待审批及规范管理等工作。
38.外单位来校视察、调研的行政接待工作。
39.加强与上级部门、社会各界和兄弟院校的联系，积极开展对外联络工作。
九、信访办理与信息工作
40.接待、受理群众关于行政工作的来信、来访、来电。
41.协助院长管理校园网“院长信箱”。
42.做好网上舆情收集、分析和反馈工作。
43.统筹推进学院信息公开、校务公开网站建设，编制学校信息公开年度报告。
44.编发学院年度大事记等常规性信息文本。
45.负责学院校名、校徽、校歌、校旗、校牌、域名等学院标识的使用和管理。
46.负责学院年度综合统计报表。
十、日常工作
47.负责学院档案室管理及综合类档案的管理与运用。
48.负责学院收发室管理。
49.负责学院文印室管理。
50.负责学院接待室管理。
51.作息制度及干部日常值班、节假日值班、加班等安排。
十一、督察督办
52.督促各部门落实学院重要会议精神、决议决定的实施和重要事项的执行情况。
十二、其他工作
53.完成学院和上级部门交办的其他工作。
（初审：苏唱；复审：洪翱宙；终审：沈冠娟）
